Libros obligatorios de las sociedades.

697 467 Ricardo Gómez

A fin de ilustrar al lector-emprendedor, a continuación resumimos de forma esquemática los libros «legales» obligatorios que debe tener su empresa.

A pesar de que ésta es la imagen que conocemos, hoy en día estos libros también pueden serlo formato digital.

El Código de Comercio regula los libros obligatorios que toda sociedad mercantil ha de llevar, y que se dividen en dos grupos:

  1. Libros Contables: Libro de Inventarios y Cuentas anuales y Libro Diario.
  2. Libros Mercantiles: Libro registro de Socios, Libro de Actas, Libro registro de Acciones nominativas, Libro registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.

De conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, los libros Contables tienen que ver con la importancia de que el Empresario lleve a una contabilidad ordenada y adecuada para su actividad; y los libros Mercantiles, con la importancia de que se recoja información de interés para el Registro Mercantil y para terceros.

Libros Contables obligatorios.

El artículo 25 del Código de Comercio, alude a la importancia de que el empresario lleve una contabilidad ordenada y adecuada para la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Llevar una contabilidad ordenada no sólo es básico, sino también obligatorio.

Y a tal fin, el empresario estará obligado a la llevanza de los siguientes libros:

  • Libro de Inventarios y de Cuentas Anuales.

En este libro se recoge la situación inicial de la empresa, su evolución y además un conjunto de informes contables denominados “Cuentas Anuales”.

El Libro de Inventarios y Cuentas anuales está formado por los siguientes documentos: Balance inicial detallado de la empresa, Balance de sumas y saldos de comprobación (deberán realizarse como máximo trimestralmente), Inventario de cierre de ejercicio, Cuentas anuales.

A su vez, las Cuentas Anuales están formadas por los siguientes documentos contables: La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria del ejercicio, Balance de Situación, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

  • Libro Diario. 

El libro Diario es en síntesis, un documento en el que se anotan día a día todas las operaciones  que tienen que ver con la actividad que la empresa realiza.

*Además de los libros antedichos, una contabilidad conforme con el Código de Comercio y con el Plan General Contable, requiere la llevanza de un Libro Mayor. A este respecto, indicar que no es obligatoria la legalización de este libro, dado que, en él se recoge una información idéntica a la del Libro Diario pero en un formato distinto.

Libros Mercantiles obligatorios.

La normativa actual, exige a las sociedades mercantiles contar con una serie de libros en los que se recoja cierta información, que pueda ser de interés tanto para el Registro Mercantil como para terceros.

Los libros societarios obligatorios son:

  • Libro de Actas. 

En este libro se inscriben los acuerdos adoptados en:

  1. Las Juntas Generales: sean ordinarias o extraordinarias.
  2. Los acuerdos tomados por los Órganos de Administración.

Los libros también plasmarán los acuerdos relevantes para el devenir de la sociedad.

Se atenderá siempre con detalle a los asuntos que se han tratado, la convocatoria, los asistentes a la adopción de acuerdos, las votaciones y los acuerdos suscritos.

Directamente relacionado con estos asuntos, está el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil que establece el contenido que deben tener las Actas.

  • Libro Registro de Socios, de la Sociedad o de Acciones.

En este tipo de libros, se recoge la identidad de los socios propietarios de las participaciones de la sociedad. La situación de las participaciones de los mismos, si se transmiten y si se constituyen derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

Dependiendo del tipo de sociedad ante la que nos encontremos, corresponderá un libro u otro.

Si nos encontramos ante sociedades de responsabilidad limitada, sociedades limitadas laborales, y sociedades de garantía recíproca correspondería el Libro Registro de Socios.

Para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal se hará uso del Libro Registro de la Sociedad.

Finalmente en el caso de las sociedades anónimas, sociedades anónimas laborales y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas, se empleará el Libro de Registro de Acciones Nominativas.

  • Libro Registro de Contratos celebrados entre el Socio Único y la Sociedad Unipersonal. 

Los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza, y se transcribirán a un Libro Registro de la sociedad que habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades.

Modo de legalizar los libros.

El modo de legalizar los libros de las sociedades ha cambiado desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Desde la promulgación de esta Ley, se hace obligatorio el uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización de los libros de los ejercicios iniciados  desde ese momento, es decir desde el año 2014.

Se acabó tanto papel.

Con anterioridad a 2014 los libros podían ser legalizados de diferentes maneras dependiendo de la forma en la que se presentaban en el Registro Mercantil:

  1. Libros en formato digital: presentados en soportes digitales extraíbles o por internet.
  2. Libros de papel encuadernados: libros de papel ya rellenos para su sellado posterior.
  3. Libros de papel en blanco: que debían ser sellados antes de usar.

De 2014 en adelante, se establece que la totalidad de libros del empresario correspondientes al ejercicio 2014 y posteriores deben legalizarse en formato electrónico y presentarse por vía telemática a través de la plataforma: https://www.registradores.org, Programa Legalia, que facilita el formato digital de los libros para su presentación.

Este programa se puede descargar desde la misma web de los Registradores de España.

Plazos para la elaboración, legalización y el depósito de los libros mercantiles.

En lo que a la elaboración de libros contables se refiere, el plazo es de 3 meses después del cierre del ejercicio para el cierre de la contabilidad y la elaboración de los libros contables. El cierre del ejercicio contable sería el día 31 de diciembre, y el plazo de elaboración de libros el 30 de marzo del año siguiente (para el caso de que el ejercicio contable coincida con el año natural.

En cuanto a la legalización de los libros obligatorios, se dispone de un plazo de hasta 4 meses desde el cierre del ejercicio, es decir hasta el 30 de abril para los ejercicios que coinciden con el año natural. Si se presenta con posterioridad a esa fecha, se manifestara que ha sido realizado fuera de plazo pero no llevara aparejada sanción alguna.

El plazo para el depósito de las cuentas anuales es de hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de socios. La Junta debe celebrarse en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. El depósito por tanto, se podrá realizar hasta el día 30 de junio para los ejercicios que coinciden con el año natural.

Por otra parte, los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Incluso el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservar los libros.

Ricardo Gómez

Licenciado en Derecho por la Universidad de Deusto (2.007). Dentro de sus especialidades se encuentran el Derecho Civil, Mercantil y Bancario.

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